第12回 還暦同窓会作戦会議

第12回目の作戦会議を行いました。 

今回の議事録はAI要約をベースに作成しています。

出席者：古田、茂雄、河原、岩田、亀井、泰治、森、児島（以上、8名） 

日時：2024年9月7日（土）　20:30-22:09　online

【要点】

会議では、二次会の準備、イベントの進行、乾杯の際のマスの配布方法、そして来週の集まりに向けた準備について議論された。西村先生の出席が確認され、参加者数や費用、スケジュールなどの詳細が決定された。また、会場のレイアウトや設備配置など、イベント全体の流れについても話し合われた。

【要約】

■会議の準備

西村先生の出席が確認され、参加者数は同窓生だけで163名が見込まれることが報告された。

河原くんからFAXでの呼びかけに関する成果について報告があった。

162件中、48件に着信。欠席の返信も何件かあり。

会議では、スケジュールの確認や金銭的な事項（決裁状況）についても議論された。
また、PRチラシの申込が低調なので、積極的に依頼する。

■1次会の準備

古田くんから、イベントの準備と進行について画面共有をしながら、詳細な説明が行われた。16時から受付の設営を開始し、17時20分から受付を開始する予定が共有された。会場のレイアウトや設備配置、来賓の入場順序などが確認され、参加者を前方に誘導する方針が示された。
また、メインテーブルの先生席が2つになる（入場はなしで、事前に着席してもらう）ことが報告された。
さらに、紙の式次第はなしとしたが、集合写真後にプロジェクターが使えないこともあり、2次会案内を掲載した式次第（A4サイズ1枚：2つ折りでA5サイズ4ページ）を用意することにした。その他、校歌の歌詞や出席者名簿のQRコードも載せる。2017年の原稿を元に作成した式次第を画面共有し、レイアウトや内容を協議した。

■イベントの計画

会議では、乾杯の際のマスの配布方法について詳細な計画が議論された。壇上に日本酒を注いだマスを用意し、注がれたマスを持ってホテルスタッフが回ることが決まった。200個のマスのうち30個は販売用、50個は受付付近に保管し、希望者が持ち帰れるようにする。
また、乾杯後は20分ほど歓談時間を設け、その後クラスごとに全員の紹介を行う予定。

■2次会の計画

内海くんから二次会の準備について電話で連絡を受けたことを報告した。二次会の費用については、食事を100人分で固定し、ドリンク代を別途2,500円で追加支払いすることを先方と取り決めたので、赤字が回避できる見込みとなった。

森くんから役割分担の原案が示され、これを検討した。（1次会の受付係は、片付けも担当する）2次会会場への先発隊の4名の内、受付と会計の担当は、亀井くん・河原くん（Peatixからの確認）。二次会会場の階段下で案内は泰治くん、会場内で奥から詰めるよう誘導する係は泰貴くん。および、写真撮影は森くん

■最終会議に向けた準備

会議では、来週の集まりに向けた準備について話し合われた。泰治くんが、一人でいる参加者に声をかけることを皆へ依頼した。河原くんは前々日にリマインドメールを送ることとし、児島が原稿を送ることを約束した。式次第では、古田くんはイベント名の確認を行い、泰治くんは出席者名簿のQRコードを送ることになった。

次のステップ

• 一次会の進行表の最終バージョンを作成・共有する←古田くん

• 中学時代のクラスリストを作成し、児島に送る←泰治くん

• Peatixの参加者リストを作成し、児島に送る←河原くん

• 式次第原稿：イベントを古田くん、QRコードを泰治くんに依頼←児島

• 東海同窓会事務局で旗やCDの受け取り、打ち合わせ←児島

• 一人でいる参加者に声をかけ、クラスや学年でつなぐよう心がける←全員

【次回の打ち合わせと活動】最終です、よろしくお願いします

　日時：2024年9月14日（土）　20:30-

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：最終確認