第11回 還暦同窓会作戦会議

第11回目の作戦会議を行いました。 

出席者：古田、茂雄、河原、岩田、亀井、武史、森、児島（以上、8名） 

日時：2024年8月31日（土）　20:30-22:15　online

【協議事項】

■集客チーム：

・前回の会議後からFBなどで情報発信、早期割引の終了まで駆け込み申し込みあり

・リーダーの泰治くんが事前にまとめたデータを発信

・170名を目標に最後まで勧誘を継続

　→　東海の名簿からFAX送信：原稿（案）を用意

・Peatixからの申込数で予算を再計算し、試算を提示

　→　9月2日（月）に東急ホテルと打合せでは125名（約80％）で依頼予定

・今後の人数の出入り：毎回ドタキャンとドタサンへの対応

　→東京同窓会ではPeatixからの事前申し込みでドタキャンはさほど多くない

今後もPeatixや会費などで質問がくれば、直ぐ共有することとした。

■Peatixチーム：河原くん

申込み件数は153名に到達

内訳：1次会のみ：53名、1次＋2次会：100名（最少限の目標クリア）

これを踏まえて、以下を検討した

・キャンセル者への対応：返金手続きと手数料はどの程度か？を理解

・Peatixでの申し込みができない場合の代替措置：5名

■予算チーム：児島

・当初心配していた大赤字は回避できそう

・そのためにも記念品（キーホルダ＋枡）を販売したい

→　送料込みで3000円とすれば、30セットで9万円を補填できる

・名札ケースを用意するつもりだったが、配付回収の手間が発生

・2次会の個々の入金状況を一瞥で確認するためにも、持ち帰り用の名札を用意

→　シモジマで赤が5000円ほど

■1次会チーム：武史くん

スタッフ集合は15時で準備

・スタッフ用の名簿（1次会、2次会）を配付

受付準備：作業内容

・名札シートをカードにして、確認する

・名札/領収書を50音順に並べる（番号あり）

・イベント名札（2次会にも利用）に入金済みにはシールを張る

・17時20分から開会まで担当者全員で、開会後は交代で

これを踏まえて、以下を検討した

・作業場所はどこか？時間は大丈夫か？

→受付作業の場所を東急ホテル（月曜日）に確認

→遅刻する人には電話を入れてもらう：Peatixからメールで案内

集合写真：リハーサル実施

・リハーサルでカメラの範囲を確認し、養生テープで内側の枠を貼っておくなど

・段取りよくするため立ち位置や並びのイメージ図

・中座する人へ向けて集合写真の案内：できるだけ最後までいてもらうように

PRチラシ：すでにPBとPeatixメールで案内済

・現時点で申込なし

・東海同窓会でチラシを出したい：会費納入依頼、名簿販売のPR

1次会の方付け

・できるだけ早く移動できるよう、重要度に応じて箱に詰める

a) 重要なアイテム：校旗やCDなど返却が必要なもの

b) 未使用品（名札ケース、記念品）や文具

c) その他：忘れ物（2次会会場へ）

■イベントチーム：古田くん

鏡開きと枡について

・枡は参加者数のみ会場に用意し、前方に山を作る

・乾杯用（酒を入れる）と記念品用の2山を用意し、欲しい人が取りにくる

・希望者の早い者勝ち→枡袋に入れて持ち帰る

・枡袋の紐を、名札の紐に結びつけるのではダメ？

記録用写真について

・これまで受付で写真を撮ったが、利用されていない

→　過去のものはスライドショーで流すか

・これまでのように受付で写真を撮るか？→　次回まで

・スナップ写真は撮影：森くんが責任者で次回に議論

これを踏まえて、以下を検討した

・イベントが長過ぎないか？

・登壇者などは、次回に決定

■2次会チーム：森くん

・2次会は貸切最少人数の100名を超えた

・前金40万円（現金）の前払い（立替）：100名×4000円

気づいた点

・Peatixで4.9%が引かれるので、一人当たり196円の赤字。

・前納のみの集金額ならば、約2万円の赤字が発生（人数分）

・赤字を避ける方策：最低5名分を確保する必要あり。

　→当日申込を一律5000円に変更するか

協議した内容

・Peatix集金では、そもそも赤字になる建付けになっている

・2次会スタッフ先発隊（4名）はタクシーで移動し、準備

・事前に持ち物を運び入れておく

■全体の流れのイメージ

・スタッフがイメージを共有するためブログ記事をPDFで提示

・開会から1次会、2次会のイメージをブログへ投稿（3回）予定

・ブログの追記、修正内容があれば、児島まで連絡する

次回（9月7日）までのToDo：チーム内で情報共有して会議へ

・2次会の受付担当者4名を決め、時間帯ごとの責任者を割り当てる→森くん

・ホテルとの打ち合わせをアップ　←古田くん、児島

・ドタキャン、ドタサンの対応　←泰治くん、河原くん

・ブログ予定記事での文言修正、追加の記載内容を連絡　←全員

・各チームの作業内容の具体化　←全員

今後の作戦会議予定：チームでのやり取りとは別

1. 9月07日（土） 8日前　

2. 9月14日（土） 1日前　

※とりあえずの日程、必要に応じて増やす

【次回の打ち合わせと活動】よろしくお願いします

　日時：2024年9月7日（土）　20:30-

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：各チームでの課題（枡問題、2次会、ホテルでの確認事項など）

　報告：各チームの活動内容など