第10回 還暦同窓会作戦会議

第10回目の作戦会議を行いました。 

出席者：古田、茂雄、河原、泰治、亀井、武史、森、児島（以上、8名） 

日時：2024年8月23日（金）　20:30-22:10　online

【協議事項】

■集客チーム：泰治くん

・12日にチーム3名でまとめたマスターデータから、さらに更新したファイルを共有

・おおよそ170名を想定し、9月2日（月）に東急ホテルと打合せ（8月末の早期割引終了）

これを踏まえて、以下のような議論

・現スタッフでのローラー作戦では、出尽くした感あり

・出席者（147名）リストおよび、態度不明（300名ほど）のリストをFBで展開するか？

・現時点での未連絡者（117名）リストを作成したのでFBへ投稿するか？

・「鉄崎くんのビデオメッセージ」のようなアトラクティブな投稿をFBで続ける

・ブログに記載したい内容があれば、児島まで申し出てほしい

（FAX原稿の件は失念していました）

■Peatixチーム：河原くん

申込み件数はこの1週間で急増し、131名に到達

1次会のみ：40名、1次＋2次会：91名で、2次会は100名（貸切最少人数）を超える模様

これを踏まえて、以下を検討

・早期割引が終了すると新規申込者数が落ち込まないか？

・2次会会費は「1次会参加者：4000円」「2次会のみ参加者：5000円」に決定

・名札や出席者名簿の印刷に間に合うような締め切りが必要かも

・当日の現金払いはどうする？

・Peatix参加者へのメール（第3弾）の原稿を共有

■イベントチーム：古田くん

鏡割りイベント実施の原案をファイルで提示

枡を発注し、辰巳三五会のロゴはOK。見積もりは次回に。

各自が持って帰るには袋が必要　←PRチラシも入れられる

・宴会後、誰のものかがわからなくなる恐れあり、2次会会場にも持参する

→希望者は、紙袋の内側にホチキスで名札を留めるか？

その他、集合写真（リハーサルと段取り）、ビデオレター（依頼方法）、

物故者の追悼、30秒のPR（選出方法）などが説明された。

内容にボリュームがあるため、各自で内容を落とし込み、次回の作戦会議で議論

■1次会チーム：武史くん

集合・準備から閉会までの流れ（原案）と必要なもののリストをファイルで提示

・名札/領収書は児島が印刷：データはPeatixチームから

・PRチラシの案内：茂雄くんの原稿を修正し、Formsでの受付を準備・確認。

・PRチラシの案内は会議後に展開：Facebook（茂雄くん）＋Peatixメール（河原くん）

・チラシの持ち込み数で、テーブルの大きさを決める必要あり

・チラシ以外に自社のノベルティを出したい場合、どうするか？

・「式次第はなし」とする→プロジェクター投影で代替

・受付が混雑しないか（3名で大丈夫か？）

・これまでのように受付で写真を撮るか？→入口でビデオを回す方法もある。

次回（8月31日）までのToDo：チーム内で情報共有して会議へ

・原稿を加筆修正後、Peatix申込者へメール（第3弾）を送信　←河原くん

・出席者（147名）リストをFBで展開　←泰治くん

・未連絡者（117名）リストをFBへアップ　←武史くん

・PRチラシに関する案内文をFBへ投稿　←茂雄くん

・今回提示した資料を更新：適宜、共有ください　←資料作成者　

今後の作戦会議予定：チームでのやり取りとは別

1. 8月31日（土） 早期割引最終日 ＆ 9/2に東急へ最終人数　※新規設定

2. 9月07日（土） 8日前　

3. 9月14日（土） 1日前　

※とりあえずの日程、必要に応じて増やす

【次回の打ち合わせと活動】よろしくお願いします

　日時：2024年8月31日（土）　20:30-

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：各チームでの課題（枡問題、2次会、ホテルでの確認事項など）

　報告：各チームの活動内容など