第8回 還暦同窓会作戦会議

第8回目の作戦会議を行いました。 

出席者：古田、茂雄、河原、吉田、森、児島（以上、6名） 

日時：2024年7月27日（金）　20:30-21:40　online

【協議事項】

■広報チーム　←泰治君作成のExcelファイルを表示し、武史くんから説明

・水曜日にチーム（泰治くん、武史くん、児島）でのmtg作業内容

a) プッシュが必要な300名以上の同級生を確認

・ToDOであったマスターデータを整理：テータスと関連（クラブ、大学、職域など）

・キーパーソンの洗い出し：クラブなど

・誰が連絡するかをマスターデータに記載　→確認

b) Peatixからの申し込みが難しいケースが散見

・具体的事例を紹介し、対応策を協議

以上を踏まえ、質疑を含めた2点を協議

・連絡、判明した分はメッセンジャーに記入：マスターは泰治くんで一元管理

・FBで公開した泰治くんからの投稿（出席状況の明示）は効果あり

・Peatix申込が難しい個別の申し出には柔軟に対応してもよいのでは

■記念品チーム　←茂雄くん

・発注とレイアウトを最終確認：画面共有で具体的な説明

・FBへアトラクティブな投稿（今週）←茂雄くん

・現物が届く頃には決済できるように手配　←児島

■イベント予算とバランスシート

・Peatixの手数料を踏まえた予算シナリオを児島から説明

　→これまでの経験則：参加者数が増えれば、予算的な問題はクリアできる

以上を踏まえ、質疑を含めた協議

・ホテルを含め、その他の経費は大丈夫か？

→すでにハガキ代（印刷・送付）などが発生、次回はシートに反映

・これまで積み立ててきた資金を使ってよいか？

→その他のイベントを含め、次回に決定

■1次会とイベント　←武史くん＠一次会、古田くん＠企画

・領収書を用意するか？　←泰貴くんからの提案

　→　名札の裏に印刷する（両面印刷）ことで対応可

・PRチラシ（継続案件）を進める

　参加者で希望する人は担当者（武史くん）へ連絡

　入口近くにテーブルを置く、各自が配置し閉会後に回収

　持ち込みサイズや枚数はどうするか？　→　案内を含め、次回で決定

・FBへアトラクティブな投稿（来週）←古田くん

■東海同窓会チーム　←児島＠

・事務局への問い合わせで、校旗CDは1週前までにもらいにいく

→　今年はオリンピックイヤーで同窓会が多く、貸借できないケースがあるらしい

・記念品とともに東急ホテルへ事前に運んでおく

次回（8月10日）までのToDo：チーム内で情報共有して会議へ

・7月末でのデータまとめ：Peatix　←河原くん、参加者　←泰治くん

・マスターに基づいてプッシュ（出欠を判明させる）　←担当者＋全員

　＋　呼びかけを依頼、とりわけキーパーソンに

・PRチラシに関する案内文の原稿（案）←茂雄くん

・バランスシート予算案を作成　←児島

今後の作戦会議予定：チームでのやり取りとは別

1. 8月10日（土）

2. 8月24日（土）

3. 9月07日（土）　※とりあえずの日程、必要に応じて増やす

【次回の打ち合わせと活動】よろしくお願いします

　日時：2024年8月10日（土）　20:30-

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：各チームでの課題、バランスシートを見たイベント決定

　報告：各チームの活動内容、参加申し込み（同級生・恩師）など