第6回 還暦同窓会作戦会議

第6回目の作戦会議を行いました。 

出席者：亀井、古田、茂雄、泰治、泰貴、森、児島（以上、7名） 

日時：2024年6月29日（土）　20:30-21:50　online

【協議事項】

広報作業　←泰治くん＠広報

・報告：参加申込者数（72名）の伸びがかなり鈍化している。

・事前（水曜日）に申し込み方法（Peatix）に関する議論をした。

・個人での声掛け継続は必要だが、チームとして動きが重要

・クラブ、地域、職域や大学などのキーパーソンに呼びかけ依頼

・東京同窓会の集客リストの事例を披露

→560名のステータスを明示

1次会の流れ（特にイベント）　←古田くん＠企画

・前回の資料に加筆修正したスケジュールを古田くんが説明

・特に、前回の合意点や協議事項を盛り込んだ内容に改善

→総会内容を短縮、長珍の鏡割りから乾杯までの流れ

→イベントは2回（①司会者、②全員参加型）

→イベントとの間もビデオレターや懐かしのBGMなどの演出

その後、質問など

・来賓については、児島に一任（7日の総会など利用）

記念品・配布物　←茂雄くん＠配布物

・配付は受付と同時（他の配布物はどうする？）

・記念品の発注（200個）を行い、送付先は児島（8月中）

・支払いひとまず茂雄くんが立替：後日、精算

役割の明確化と責任の議論←前回からの議論

・チームの役割分担と責任体制の明確化が議論された。

・「皆にお願いでなく、チームに任せる」方策

・チーム間の連携を強化し、リーダーの機能を高めることが課題

・各チームリーダーには、自チームの進捗状況を次回までに整理し、報告

・リーダーの確認と役割を少し修正　→添付のExcelファイル（少し修正）

次回（7月12日）までのToDo：チーム内で情報共有して会議へ

・各チームリーダーは担当範囲について検討を重ね、次回ミーティングで進捗を報告

・チーム内でのメッセンジャーグループをつくる←リーダー

・集客状況をまとめ、必要に応じて他のメンバーに協力を求める←泰治くん

・声掛け継続：未申込者へ早めの申し込み促進および週1程度のFB投稿←広報チーム

・広報チームと企画チームは相互に連携を取り、イベントの告知と企画内容を調整

・会場の下見を行い、企画内容や必要な備品等を検討←古田くん

・東急ホテルとの打ち合わせ（内海ほか）

・長珍への鏡割り依頼←森くん

・議事録作成、ブログ更新や記録をを追記　←児島

・来賓および招待状は7日の同窓会総会からスタート　←児島

【次回の打ち合わせと活動】よろしくお願いします

　日時：2024年7月12日（金）　20:30-22:00　※3週間を空けない頻度で

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：各チームでの課題

　報告：Peatixの申し込み状況と連絡状況、など