第3回 還暦同窓会作戦会議

ZOOMで、第3回目の作戦会議を行いました。 

出席者：森、亀井、吉田、古田、岩田、茂雄、泰治、泰貴、河原、児島（以上、10名） 

日時：2024年5月10日（金）　20:30-21:40　online

会議前：報告確認事項

・河原くんがメッセンジャーからからPeatixのQRコード送信。

・桑山くん（長珍）へのアプローチOK←森くん

・亀井くんからホテルの支配人へ挨拶

・児島から広報の原稿作成と簡単なスケジュールを送信

【協議事項】

Peatixの申込画面を共有し、皆で検討

・記入必須項目は携帯電話（電話番号の表記ではなく）のみとする

　→メールの必須はなし：緊急連絡には向かない

・複数枚のチケットが購入可能とする

　→ネットが苦手な同級生を友人を同士でフォロー

案内文面（ハガキなど）の確定：画面を共有し、修正作業

・メッセンジャーから送信済のハガキ案内を共有し、原稿を全員でチェック

　→早期割引と2次会（場所・時間）を記載

　→Peatixに関する問い合わせ先の確定：河原くん、泰治くん

・まず、SNSやメールでの送信できるデジタル案内（PDF、JPEG）を作成

　→河原くんからのQRコードを貼り付け

　→各自、印刷して紙で配布も可能（多色刷り）

・ハガキ案内の原稿はこれを元に作成←児島

広報活動スタート：案内状の配付を進める　←案内を会議後に作成、アップ

・FacebookやSNS、メールなどから同級生に配信

・ブログ記事から同級生の状況（タックシールあり、不明者ほか）を確認

　質問：どれだけ集めたいのか？→全員に連絡したい（来る来ないは本人次第）

　デジタルで案内できる人へハガキ送付は不要　

　→　配信状況を確認しながら、5月中にはハガキ発送を済ませたい

提案：全員の広報状況をスタッフで共有

・同級生の状況が分かるExcelファイルなどで作成

　→過去の同窓会でファイルがあるので利用可能

・共有フォルダで連絡状況を共有、更新

次回までのToDo

・鉄崎くん（司会）へ進捗状況の連絡　←泰貴くんから

・会の役割の確認と分担　←茂雄くんから原案の提示

・案内を会議後にPeatixをオープン　←河原くん、皆で申し込みの確認

・案内を完成させメッセンジャーにアップ　←児島、皆で確認後に広報開始

・ブログを加筆修正（Peatixのサイトなど）　←児島

・連絡状況リストはできるだけ早く作成、共有フォルダへ←児島

【次回の打ち合わせと活動】よろしくお願いします

　日時：2024年5月25日（土）　20:30-22:00

　形式：ZOOMにて　←森くん設定

　議題：役割の確認と分担、式次第、広報タックシールにない同級生リスト

　報告：Peatixの申し込み状況、連絡状況リスト、広報や申込みでの問題点など