Excelファイルの肥大化

第1回目の同窓会ではLotus123と一太郎を使い、名簿の整理をした。

3学年同窓会では卒業10周年記念として文集・名簿を作った。

第2回目の同窓会では、Word＆Excelで名札を作成した。

個人情報保護法の施行により、同期の個人データ管理をギブアップ。

東海中学・高校同窓会の事務局へと一本化して、現在に至っている。

今回、かつての名簿をスキャナで氏名・3年次クラスを読み込み、

連絡状況や出欠状況を確認するためのリストを作成した。

Excelで、連絡が届いていない方や出欠状況がわからない方を

入力・更新作業をしている。

いつもの作業は以下の通り。

1）　友人たちから情報をもらい、Excelシートに情報を更新

2）　連絡不可や未連絡をフィルタで抽出

3）　必要な列をコピーして、新たなシートに貼り付ける

4）　文字列の置換を実施

5）　Wordへ貼り付け、整形し、PDFに出力

クラウド上にデータを置いておくので、どこでも作業ができてて、

時間が効率的使えとても快適であった。しかし、妙にExcelの起動が

遅いと思ったら、ファイルサイズが異常なまでに巨大化していた。

動作がノロいと作業効率が落ちて、最悪、ファイル破損にもつながる。

とはいえ、返信ハガキや連絡のメールは五月雨式に届いている。

皆の協力を仰ぐには、最新の情報を更新しなくてはならない。

何とかせねばと、Excelファイルサイズ肥大化の原因を探ってみる。

これは、列のコピーによるものであった。3）が問題であった。

Excel2010では行が果てしなく使える（第1048576行まで）。

列を貼り付けると、空白のセルさえもデータとしてしまうようである。

そこで、見た目が真っ白な部分を削除したら200KB程度までに戻った。

何ともつまらないことに時間をとられてしまったが、

原因と対処法が分かったことでスッキリとした気分である。

「データベースソフトを使え」というアドバイスをいただきそうでは

あるが、素人だけにご寛恕願いたい。